ইউনিয়ন পরিষদের অফিস ব্যবস্থাপনার যাবতীয় কাজ পরিচালনা করেন সচিব। তিনি ইউনিয়ন পরিষদের একজন দায়িত্বশীল কর্মচারী হিসেবে বাজেট তৈরি থেকে শুরু করে পরিকল্পনা প্রণয়ন পর্যন্ত অনেকরকম দায়িত্ব পালন করে থাকেন।  সচিবের দায়িত্ব ও কর্তব্য নিন্মরূপ:   

নথি সংরক্ষণ

•  অফিস ব্যবস্থাপনা 
•  বাজেট 
•  হিসাব ও নথিপত্র সংরক্ষণ 
•  সম্পত্তি ব্যবস্থাপনা
•  উন্নয়নমূলক কাজ 
•  বিচারমূলক কার্যক্রম
•  প্রকল্প প্রণয়ন
•  সচরাচর জিজ্ঞাসা

নথি সংরক্ষণ 

• সচিব ইউনিয়ন পরিষদের সকল নথিপত্র সংরক্ষণ করার দায়িত্ব পালন করেন।
• সভার কার্য বিবরণী লিপিবদ্ধ করেন।
• প্রস্তাবনা বই সংরক্ষণ করেন।
• মাসিক সভার বিজ্ঞপ্তি থেকে শুরু করে সভার সকল সিদ্ধান্ত সদস্যদের জানানোর ব্যবস্থা করেন।
• মাসিক, ত্রৈমাসিক এবং বার্ষিক রিপোর্ট এবং মন্তব্য সচিব লিপিবদ্ধ করেন।

অফিস ব্যবস্থাপনা 

স্থানীয় পরিষদ পরিচালনার জন্য সরকারের আইন ও বিধি আছে। সেই আইন ও বিধি অনুযায়ী সচিব ইউনিয়ন পরিষদের অফিস ব্যবস্থাপনার কাজ করেন।

• অফিস পরিচালনার ক্ষেত্রে সচিব বিভিন্ন প্রয়োজনীয় নথি সংরক্ষণ করেন।
• চেয়ারম্যান হচ্ছেন জনপ্রতিনিধি এবং সচিব হচ্ছেন ইউনিয়ন পরিষদের স্থায়ী কর্মচারী। চেয়ারম্যান বিভিন্ন কাজে    ব্যস্ত থাকায় অফিসের কাজে অনেক ক্ষেত্রে সময় দিতে পারেননা। সেক্ষেত্রে সচিব চেয়ারম্যানকে অফিসের কাজে সহায়তা করেন।
• ইউনিয়ন পরিষদের সকল সংবাদ আদানপ্রদান এবং এগুলো লিপিবদ্ধ করেন।
• ইউনিয়ন পরিষদের পক্ষ থেকে সচিব যোগাযোগ রক্ষার দায়িত্ব পালন করেন।
• বিবিধ সংবাদ,চিঠিপত্র,টেলিগ্রাম ইত্যদি সংরক্ষণ করেন এবং জেলা ও উপজেলা পর্যায়ের বিভিন্ন সরকারী অফিসের সাথে যোগাযোগ রক্ষা করেন।
• জেলা প্রশাসক এবং উপজেলা নির্বাহী অফিসারের সাথে যোগাযোগ রক্ষা করেন।

বাজেট 

• ইউনিয়ন পরিষদের সুষ্ঠু ব্যবস্থাপনা এবং পরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য বাজেট তৈরিতে সচিব ভূমিকা পালন করেন।
• মহল্লাদার, দফাদারগণের বেতন, উন্নয়নমূলক কাজের ব্যয়ের খতিয়ান, অফিস পরিচালনার বিবিধ খরচ প্রদান, বছরের আয়ব্যয়ের খসড়া তৈরি করেন।
• আইনাগুগভাবে বিভিন্ন আয়ের উৎস বের করেন যা কার্যকর করে থাকেন চেয়ারম্যান।

হিসাব ও নথিপত্র সংরক্ষণ

• ইউনিয়ন পরিষদের হিসাব সংরক্ষণের দায়িত্ব পালন করেন।
• ক্যাশ বই,কর,রেট ও ফি আদায়ের বই এবং অন্যান্য আদায় ও লাইসেন্স প্রদানের রশিদ সংরক্ষণ করেন।
• বাড়ি ও জমির উপর কর আদায়,অনুদান,ঋণ,চাঁদা,অস্থাবর সম্পত্তি মালামালের স্টক, স্ট্যাম্প ইত্যাদির রেজিস্ট্রার সমূহ নির্দিষ্ট ফরমে সচিব সংরক্ষণ করেন, যাতে ভবিষ্যতে কর্তৃপক্ষ বা প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে অনতিবিলম্বে ও সহজে বের করা যায়।

সম্পত্তি ব্যবস্থাপনা

• ইউনিয়ন পরিষদের নিজস্ব সম্পত্তির ব্যবস্থাপনা, সংরক্ষণ,তদারক ও উন্নয়ণের প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সচিব সংরক্ষণ করেন যেমন- সম্পত্তি অর্জন,বিক্রয়,দান,বনধক, বিনিময়,ইজারা প্রভৃতি।
• ইউনিয়ন পরিষদের  সম্পত্তির যাবতীয় দলিল,চুক্তিনামা ও সম্পত্তি ইজারা দলিল স্থায়ী নথি হিসেবে গার্ড ফাইলে   সংরক্ষণ করেন।

উন্নয়নমূলক কাজ

• ইউনিয়ন পরিষদের উন্নয়নমূলক কাজের যথা- রাস্তা ঘাট নির্মাণ,সেতু নির্মাণ,খনন কাজ, নলকূপ স্থাপন প্রভৃতির ভাউচার বা রশিদ সংরক্ষণ করেন।
• হাট- বাজার উন্নয়ন সংক্রান্ত খাতাপত্র যেমন- ক্যাশ বই, ব্যাংকের হিসাব বই,চেক বই,রেজিস্ট্রার ও ব্যাংকে টাকা জমা দেওয়ার ডিপোজিট বই, চিঠিপত্র প্রেরণ ও প্রাপ্তি রেজিস্ট্রার এবং বিবিধ খরচের ভাউচার,গার্ড ফাইল ইত্যাদি সংরক্ষণ করেন।

বিচারমূলক কার্যক্রম

• বিচার বা সালিশ অনুষ্ঠিত হবার আগে ফরিয়াদী এজাহার করতে যে ফি জমা দেয় সচিব তা গ্রহণ করেন।
• সচিব চেয়ারম্যানের আদেশে গ্রাম পুলিশের (চৌকিদার) মারফতে আসামীকে সমন জারী বা নোটিশ প্রদান করেন।
• বিচারের রায় ঘোষণা ও এ সংক্রান্ত কাগজপত্র সচিব নথি আকারে রেকর্ড করে রাখেন।

প্রকল্প প্রণয়ন

প্রকল্প তৈরি করতে ইউনিয়ন পরিষদের সচিব গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখেন। এক্ষেত্রে তিনি তার মূল্যবান অভিজ্ঞতা ও ধারণা দিয়ে সাহায্য করতে পারেন।

• প্রকল্প তৈরির পর্যায়ে প্রকল্পের উদ্দেশ্য,আনুমানিক ব্যয় ও অর্থ যোগানের বিষয়ে চেয়ারম্যান ও পরিষদকে সাহায্য করেন।
• প্রকল্প বাস্তবায়নে সচিব প্রকল্প তত্ত্বাবধান ও মনিটরিং ক্ষেত্রে ভূমিকা পালন করেন।
• প্রকল্প মূল্যায়ণের সময় ভবিষ্যতের জন্য সতর্কতা এবং প্রয়োজনীয় সংশোধনী বিষয়ে মত দেন।
• ইউনিয়ন পরিষদের ভি,জি,ডি কমিটিতে সচিব,সদস্য-সচিব হিসেবে দায়িত্ব পালন করেন এবং প্রকল্পের প্রয়োজনীয় নথিপত্র সংরক্ষণ করে ইউনিয়ন পরিষদকে সহায়তা করেন।
• ইউনিয়ন পরিষদের ট্যাক্স বহির তালিকা দেখে রিলিফ বা সাহায্য কোন কোন দরিদ্র ব্যক্তিদের মধ্যে বন্টন করা যাবে তার ডি,পি লিস্ট তৈরি করতে সহায়তা করেন।
• ওয়ার্কস প্রোগ্রামের বিভিন্ন সভার আলোচনা,প্রস্তাবনা বা আলোচ্যসূচী এবং কার্য বিবরণীর মন্তব্য লিপিবদ্ধ করেন।
• বিভিন্ন কর্মসূচী প্রণয়ন, বাস্তবায়ন ও মূল্যায়ণের নথি সংরক্ষণ করেন।
• তিনি নীতি প্রণয়ন,তথ্য সংগ্রহ, কর্মসূচি বাস্তবায়ন প্রভৃতি ক্ষেত্রে চেয়ারম্যানকে সহায়তা করেন।

সচরাচর জিজ্ঞাসা

প্রশ্ন ১: ইউনিয়ন পরিষদের অফিস ব্যবস্থাপনার কাজ কে করেন?

উত্তর: ইউনিয়ন পরিষদের অফিস ব্যবস্থাপনার কাজ করেন পরিষদের সচিব।

প্রশ্ন ২: পরিকল্পনা প্রণয়নে সচিব কি ভূমিকা রাখেন?

উত্তর : তার মূল্যবান অভিজ্ঞতা ও ধারণা দিয়ে সাহায্য করতে পারেন।

প্রশ্ন ৩: ভিজিডি কার্যক্রমে সচিবের দায়িত্ব কি?

উত্তর: ইউনিয়ন পরিষদের ভি,জি,ডি কমিটিতে সচিব,সদস্য-সচিব হিসেবে দায়িত্ব পালন এবং প্রকল্পের প্রয়োজনীয় নথিপত্র সংরক্ষণ করে ইউনিয়ন পরিষদকে সহায়তা করেন।